Виж кой говори

Сега повече от всякога лидерът трябва да може да потуши зараждащото се (или вече настъпило) объркване, като даде рационални насоки, представи ясно каква е настоящата ситуация, къде в цялата картина се намира компанията. Ключово в този случай е той/тя да съобщи информацията без излишен драматизъм или оптимизъм, да състави ясен action-план, като въвлече в неговото изготвяне освен отбрани хора от висшия мениджърски екип и всички компетентни експерти в организацията, а защо не и всички служители в компанията?

„Моментът е идеален да се види какво реално вършат екипите и подобренията да са в тази посока. Важно е да се събира обратна връзка от всички в компанията (стажанти, нови служители, екип, мениджмънт) по модела KISS (Keep/Improve/Start/Stop) и да се показва реалното действие. Както и преди, така и сега важи правилото винаги при промени да започнем със „защо?“. И да направим брейнсторминг за нови процеси, после да прототипираме, тестваме, стандартизираме и чак тогава да приложим на практика. Така екипът участва, а ние сме достатъчно гъвкави и адаптивни“, споделя Георги Малчев, управляващ съдружник в агенцията за интегриран дигитален маркетинг Xplora.

Имам да ви кажа нещо… 
но какво?
(Посланието)

Във времена на постоянни промени и много неизвестни, в които екипите се ръководят предимно дистанционно, трябва не само да маркирате няколко конкретни съобщения, но и да не спирате да ги повтаряте в различен контекст. Още повече че при изолацията притеснението от разболяване и оставане вкъщи за дълъг период от време доведоха до увеличаване на негативните нагласи и асоциации. Ето защо свръхкомуникацията може да бъде и полезна, стига да е с правилно формулирани съобщения, каскадирана чрез подходящите канали и сведена до знанието на всички нива. Посланията трябва да се превърнат за вас и вашите колеги в мантра и да са пропити с емпатия и разбиране. Дори с риск да станете досадни, не се отказвайте да повтаряте. Отново спрямо Барометъра на Еделман, 50% от анкетираните споделят, че една информация трябва да им бъде повторена поне два пъти, за да я приемат за достоверна. 43% искат да получават актуална информация от своя работодател за ковид-ситуацията поне веднъж на ден, а 20% - даже два и повече пъти. Безспорно е важно лидерите да комуникират редовно със своите служители, защото: „Управлявайки предимно дистанционно, най-голямото предизвикателство в дългосрочен план ще бъде как да се справим със загубата на усещането за принадлежност към компанията и липсата на интеракцията с колеги, която създава чувството за екипност. Категорично сега е моментът лидерите да бъдат още по-близо до екипите си. Да правят много по-често кратки 1-1 срещи с цел да „чуят“ своите хора“, казва Симона Типлеа от Coca-Cola HBC.

“От началото на пандемията с екипа ми се виждаме всяка сутрин за 15 минути. Задължително условие е камерите да са включени, а разговорите да са на всякакви теми: приятели, семейство, филми, книги. И точно както в реалния офис-живот, така и в дигиталния, едни „идват“ 10 минути по-рано, други закъсняват. Но тази рутина до голяма степен ни дава положителен заряд в началото на всеки работен ден“, казва Лукас Турса, старши вицепрезидент „Финансиране“ в TBI Bank.

Искам да ме разберете… 
Но как?
(Каналите, форматите и не само)

В последните години предимно в големите и бързо разрастващи се компании се формира нуждата от екипи и цели отдели по вътрешни комуникации. Те играят свързваща роля „мениджмънт – екипи“ при предаване на стратегия, мисия, визия и т.н. Нуждата от подобно звено се засили още повече във времена на дистанционно управляваната комуникация, където рискът от пренасищане с информация, граничеща до спам, се увеличава неимоверно. Но със или без експерт „вътрешни комуникации“ на борда, лидерът има сложната задача не само да определи своите послания, но и начина, по който ще ги предаде. „Виртуалната комуникация би трябвало да е разделена на различни форми, които да са балансирани помежду си. Превес има електронната поща, но видеосрещите са задължителни. Важното е те да не са прекалено дълги и да са предварително добре подготвени и структурирани от мениджъра“, споделя Илияна Николова, изпълнителен директор на Фондация „Работилница за граждански инициативи“.

Ако все още нямате вътрешна интранет страница или затворена група на колегите в някоя webplatform-a като МS Teams или Slack, то не се бавете. Започнете да организирате т.нар. townhall-s (стратегическа среща на всички служители). По време на тези срещи (а и не само) можете да дадете допълнителна стойност на вашите съобщения, като ги подкрепите и с мнението на външни лектори, вдъхновяващи гости. Дайте думата на хора от management board-a или HR директора, но и на дългогодишни или новоназначени служители. Нека и те представят вижданията си по взетите мерки за справяне със ситуацията, да споделят какво още би могло да се направи и с какво самите те могат да допринесат за подобряване на ситуацията.

Като лидери и ръководители на компания или екип не е нужно да сте навсякъде и постоянно, но можете да отделите време да запишете своите съобщения в кратки видеа и да ги разпространите до съответните отдели. Това ще спомогне за скъсяване на дистанцията със служителите. „Дигиталните инструменти за комуникация често са и спестяващи време. А най-хубавото е, че позволяват на членовете на екипа да са на места, където се чувстват по-добре или им се налага да бъдат. Нашият екип например работи от София, Варна, Солун и няколко села“, казва Илияна Николова.