Докато хвърчим на високи обороти

Текстът е публикуван в бр. 61 – „Променящите хора“, на сп. Business Global.

Автор: Георги К. Първанов

ДОКАТО ТИЧАМЕ от среща в среща, между завода, офиса и склада, или home office, докато получаваме десетки и стотици обаждания, мейли и съобщения, е много трудно да сме на фокус и да отсяваме кое е най-важното.ГЕОРГИ К. ПЪРВАНОВ е управител на CTeam, водещата фирма за подбор на персонал, обучения и HR в България и Румъния. Посланик на платформата на Иван и Андрей Wants You. Член е на УС на Българската асоциация за управление на хора и на Българската конфедерация по заетостта.За различните бизнеси и мениджъри приоритетите са много специфични и индивидуални. За мен приоритет винаги е бил клиентът и задачите, които носят непосредствен приход и финансов ефект за фирмата и бизнеса. Както и всичко, свързано с екипа. Но как да останем на фокус, да не се разсейваме и да бъдем ефективни в ежедневната джунгла на БГ бизнеса? Как да отсяваме важното, докато сме на високи обороти. Когато имаме своите добри практики – се справяме. Разказвам ви за моите.

Delete all

Имах партньор на HR консултантския ми бизнес от Израел, който разказваше една поучителна история. Върнал се от отпуск от място, където нямало интернет, и заварил в пощата си няколкостотин имейла. Вместо да започне да ги чете един по един, избрал Delete all/Изтрий всички. И ако мислите, че светът се е свършил, че нещо страшно се е случило, или че е изгубил бизнес, не сте познали. Много малък процент от хората, които са му писали мейли, които наистина били важни или спешни, му писали отново или му се обадили. Оказало се, че над 2/3 от мейлите били спам, ненужни, неспешни и не изисквали неговата реакция. Изтрийте ненужните абонаменти, намалете или изчистете безсмислените мейли, които получавате, и се фокусирайте върху важното. Аз се опитвам да го правя.

Постоянно и много зает не значи ефективен

Модерно e да разказваме и показваме колко сме заети, как нямаме време за нищо. И това си мислим, че показва колко сме важни и успешни. Сещам се за предприемач, собственик на средно голяма група от фирми, който се беше похвалил в интервю, че за последните тридесет години не е вземал отпуск. Това е тъжно. Означава пълно недоверие към хората от екипа, никакво делегиране, и убеденост, че само той може да свърши работата по най-добрия начин.

Да се научим да казваме „не“

Един от любимите ми духовни учители Джон Кехау е извел няколко прости правила за подреждане на живота, които много ми допадат и се опитвам да следвам:

1. Участвайте само в win-win сделки.

2. Дарявайте 10% от вашия доход дори когато не изкарвате много пари. И приемете, че тези 10% не са ваши, а на Вселената, и трябва просто да ѝ ги върнете.

3. И накрая най-трудното – научете се да казвате „не“. В моя случай: „Мога ли да ти се обадя след 20 часа да го обсъдим?“ – „Не! Моля да се чуем в работно време!“.

„Може ли да се видим през уикенда?“ – „Не, през уикенда се опитвам да почивам“.

Умението любезно, но твърдо да отказваме и да слагаме граници, ни гарантира фокус и ефективност.

Където всичко е приоритет, нищо не е приоритет

Няма как да имате 20 приоритетни задачи и да сте успешни. Може да имате три, максимум пет. И когато ги изпълните, заложете нови. Не харесвам и избягвам да използвам думите „спешно“ и „трябва“.

Дигитален детокс/Екранен детокс/Дигитален сабатикъл

Когато ни излезе седмичният отчет в телефона, че сме прекарали средно 5, 6, 7 часа на ден в социалните мрежи, това е знак, че е необходима промяна. Губите ли си времето в ненужни чатове или четене на статии, несвързани с вашата работа? Ровите ли се в социалките, когато трябва да се срещате с клиенти и да затваряте проекти? Намалете драстично престоя в социални мрежи, освен ако не е пряко свързан с работата ви.

Интуиция vs CRM

Имаме CRM, ERP и какви ли не софтуери за task manager, електронни календари и всякакви технологични решения за управление на време, проекти и задачи. В тях са заложени различни срокове, приоритети, подсещания. По тях си правим график и програма за деня, седмицата и месеца. Срещам мениджъри, които имат програма за 2 години напред, това е доста смело в несигурния свят, в който живеем.

Предизвиквам ви да опитате друг подход – да успокоите ума си, да оставите нещата да се случват по естествен начин и да си правите програмата според това, което ви казва интуицията. Тя ще ви даде много странни идеи какво да направите и с кого да се срещнете, и ще бъдете приятно изненадани. 

Празен ум

Концепцията „Празен ум“ има и други имена и не изучава глупостта или липсата на мисъл. А възможностите на ум, освободен от шум, който може да вижда ясно и да действа точно.

Постига се много трудно, защото умът ни постоянно шуми, и най-лошото е, че най-често ни създава страхове и притеснения, 90% от които не се случват.

Изчистете ума и дайте път на интуицията.

Да подремваш, медитираш, релаксираш и да редуваш различни дейности

Как всичко това ни помага да отсяваме най-важното? Тези дни се срещах с топ мениджър, когото не бях виждал от двадесет години. И направо не можах да го позная и никога не бих му дал 80 години, изглеждаше поне с 20 по-млад и в отлична форма, „с акъла си“, както казваме. Тайната? От началото на промените в България и откакто е стартирал своя бизнес, се е научил – и е научил целия екип, партньори и клиенти, че подремва следобед. Ако имаш нужда да подремнеш, медитираш, да минеш през фитнеса, и това ти помага, прави го. Друг успешен мениджър всяка сутрин, преди работа, се качва до Черни връх или до Златните мостове на Витоша и това го подготвя идеално за напрегнатия работен ден.

Много срещи vs качествени срещи

Правех по 20 – 25 срещи на седмица, което означава 800 – 1000 на година. Това си има своите плюсове, но установих, че не е ефективно. Нямаш достатъчно време между срещите, трудно минаваш от тема в тема, закъсняваш. Сега съм намалил срещите на две-три на ден, но качествени, с достатъчно време между тях. И резултатите са много по-добри.

Стъпка по стъпка

Когато сутринта пътувам към офиса, имам списък с 40 – 50 задачи за деня, това би изправило косата на всеки. Моето решение е да действам стъпка по стъпка. Не мислиш, че в сряда имаш много важна презентация, в четвъртък интервю по телевизията, а в петък среща с инвеститори. Фокусираш се само на понеделник и какви задачи имаш за деня, след това идва вторник.

10 – 30 минути, а най-добре час на ден за мислене, стратегия, фокус

Опитайте се да отделите поне 20 – 30 минути на ден само за обмисляне на голямата картина, на стратегията или за планиране. На тихо и спокойно място, най-често в началото на деловия ден, преди да са дошли колегите. Или вечер преди лягане.

Чатене и лични разговори – след работа

Чатове в социалните медии, вайбър и what’s up отнемат много от чистото време на мениджърите, разсейват ги и ги разфокусират. Такива са и ненужните разговори с приятели и роднини в работно време. Не е истина колко време и фокус се губи в тези занимания. Ако искате да отсявате важното и да сте концентрирани, докато хвърчите на високи обороти, отложете тези чатове и разговори за след работно време или за вечерта.

Спокоен обяд

Едно от правилата, които съм си наложил, е, независимо в каква лудница съм, да отделям поне 30 минути, дори час за качествен и спокоен обяд. Сам или с клиенти и партньори. Разбира се, телефонът не спира да звъни и съобщенията валят, но тази кратка почивка дава сила и енергия за втората част на деня. Нередовният обяд, който пропускате, или е на крак, набързо, с некачествена храна, ви гарантира язва и/или други здравословни проблеми. 

Едно уиски в два часа ще ме отпусне? Не препоръчвам

Няма да издам голяма тайна, ако кажа, че немалко топ мениджъри в България и по света пият алкохол срещу стрес. Сервирали са ми кафе с коняк в 9 часа сутринта в Сърбия и Грузия и уиски в 12 ч. в България. Докато сме много млади – на 20 или 30 години, бързо свикваме с този навик и той може да ни помага в стреса. Рисковете обаче са големи. През последните години изгубихме много добри хора от различни бизнеси, твърде млади – на 40+, 50+, 60+ години, не без помощта на тази допълнителна мотивация в работното всекидневие.

Без секретарка или личен асистент

Работил съм с топ мениджър на огромна консултантска компания, който имаше три секретарки в три часови зони, които си го препредаваха. Това обаче беше във времената без AI, интернет, дигитализация. Днес все повече мениджъри нямат личен асистент. Смятам, че можем да бъдем много по-самостоятелни и по-ефективни. С напредъка на технологиите и особено с AI секретарките стават излишни. А и на новите поколения хич не им допадат подобни длъжности.

И накрая една поучителна история. Австралийската медицинска сестра Брони Уеър се грижила за хора, на които им оставали от един до три месеца живот. Говорила си с тях и ги питала за какво в живота най-много съжаляват. Така се родил световният бестселър „Петте неща, за които умиращите съжаляват“. Ето ги и тези пет неща:

„Иска ми се да бях работил/а по-малко“;

„Исках да имам смелостта да живея живот, верен на себе си“;

„Иска ми се да бях изразявал/а чувствата си“;

„Иска ми се да бях поддържал/а връзка с приятелите си“;

„Иска ми се да бях си позволил/а да бъда щастлив/а“.

Може да ви се стори, че тези изповеди имат малко общо с умението да отсяваме най-важното, докато сме на високи обороти. Ако е така, прочетете ги още веднъж!