Работи бързо, живей бавно

Текстът е публикуван в бр. 8 (48) на списание Business Global

Огнян КиряковОгнян Киряков има богат опит в областта на информационните технологии, предоставяне на професионални IT услуги и телекомуникации. Заемал е висши ръководни постове в регионални структури в компаниите Microsoft, Xerox, Cable and Wireless и Tek Experts. След дългогодишна корпоративна кариера се насочва към предоставяне на консултантски услуги в областта на бизнес моделиране и организационно преструктуриране, оптимизиране на бизнес процеси, управление на проекти и на промяната. 

Работи бързо, живей бавно. „Стига, това е невъзможно!“ – сякаш чувам първите възражения. Те са логични и имат своите основания, защото свободно време се намира трудно днес, заетостта се превърна в нормално състояние на работа и живот. Наоколо е пълно с хора, които смятат, че да имаш свободно време, е нещо лошо и че всеки момент трябва да бъде запълнен с работа. Ние се оказваме все по-заети и по-заети.

Балансирането между интензивна работа и по-бавен живот е предизвикателство, но определено е постижимо чрез някои осъзнати житейски промени плюс елементарни рутинни практики. За да постигнете лична свръхефективност в бизнеса, трябва да положите усилия – почти като подготовка и участие в олимпийски игри. Трябва да сте много концентрирани върху целта и да действате осъзнато, по план за значителен период от време. Започнете с три ключови промени в собствените си нагласи.

ПЪРВО, приемете, че не живеете, за да работите, а работите, за да живеете. Правенето на бизнес или кариера се превръща в самоцел и хората губят връзка с реалния свят и близките си. Често те се крият в работата си, за да избягат от личните си проблеми. Засипват се със задачи и влизат в спирала на прегряване. Опростете дневната си рутина на работа, за да сте по-ефективни.

ВТОРО, осъзнайте, че не сте незаменими. Това вие си го знаете, но е трудно да си го признаете. Прехвърлянето на работа към други е начин да си освободите време за себе си.

ТРЕТО, осмислете как прекарвате свободното си време. Не се оставяйте животът да ви вкара в рутинни занимания, които не са създадени съзнателно от вас самите.

Приоритизирайте проектите

Съсредоточете се върху най-важните задачи, които дават най-добри резултати. Принципът 80/20 предполага, че 20% от вашите дейности произвеждат 80% от вашите резултати. Определете и приоритизирайте проектите си. Ограничете списъка с приоритети до 4 – 5. Да имате 15 приоритета, е равносилно да нямате нито един.

Използвайте матрицата на Дуайт Айзенхауер, президент на САЩ, за да категоризирате задачите си:

- Спешни и важни – изпълнете тези задачи незабавно.

- Важни, но не спешни – планирайте тези задачи за изпълнение по-късно.

- Спешни, но не важни – делегирайте тези задачи, ако е възможно.

- Нито спешни, нито важни – премахнете тези задачи.

„Изяж жабата“ е метод за приоритизиране и продуктивност, който насърчава хората първо да изберат най-трудната задача. Целта е да определите една предизвикателна задача за деня (жабата) и да я изпълните (изяжте я). За предпочитане е това да е първото нещо, което правите сутрин. Избягвайте да проверявате имейли или социални медии, докато тази задача не бъде изпълнена. Ако е голяма или сложна, разделете я на по-малки стъпки. Това прави изяждането на жабата по-малко плашещо и по-лесно за стартиране. След като завършите своята „жаба“, дайте си почивка и се наградете с нещо любимо. След като сдъвчете трудната задача, ще сте силно мотивирани за един продуктивен ден.

Делегиране и автоматизиране

Определете задачи, с които други хора могат да се справят, и ги делегирайте. Отделете време, за да преосмислите собствените си принципи. Ясно е, че вие можете да се справите най-добре със сума задачи, но струва ли си?

Първо, елиминирайте ненужните задачи, като използвате техники за оптимизация на процеси като SixSigma. Като идентифицирате задачите, които изобщо не трябва да се изпълняват, ще можете да се съсредоточите само върху най-важното.Често хората се крият в работата си, за да избягат от личните си проблеми.

Всеки ден отделяйте няколко минути за саморефлексия. Това е практика, свързана с поглед навътре в себе си.


Преди делегиране опростете задачите. Разбийте сложните на по-прости стъпки и така ще улесните тяхното делегиране на служители с малък опит и знания. Направете задачите така, че да бъдат лесни за обяснение дори на начинаещи служители. Изградете опростена система за мониторинг, оценка и обратна връзка. Правете екипи от хора с допълващи се умения, за да е по-лесно делегирането на разнообразни задачи. Ако не можете да делегирате вътре в организацията, потърсете доставчик на услуга отвън.

Разпределете си времето

Разпределете конкретни блокове от време за целенасочена работа, други за отдих и работа, трети за удоволствие и се придържайте стриктно към тях. Това помага за поддържане на производителността, като същевременно гарантира, че щe имате свободно време, в което да се посветите на личните си  интереси. Когато сте с приятели навън, не проверявайте непрекъснато пощата си. Не нарушавайте принципа „бъди тук и сега“. Ако сте с децата, бъдете с тях. Нищо няма да се случи с писмото, написано от другия край на света или от колега от съседния офис, ако го оставите за утре сутрин. Манията, че трябва да се реагира на момента, води до пагубни последствия.

Правете почивки

Редовните почивки могат да повишат продуктивността ви и да предотвратят прегаряне. Използвайте техники, за да работите на фокусирани интервали с кратки почивки между тях. Техниката Pomodoro е метод за управление на времето, разработен от Франческо Чирило. Той използва кухненски таймер, за да раздели работата си на интервали, обикновено с дължина 25 минути, след които взема кратки почивки. Всеки интервал е известен като Pomodoro от италианската дума за домат – кухненският таймер, който Чирило използва като студент, е с форма на домат. Практиката Pomodoro има шест стъпки:

1.   Изберете задачата, която трябва да изпълните.

2.   Задайте таймера на Pomodoro на 25 минути. Вместо кухненски таймер си свалете мобилно приложение.

3.   Работете върху задачата.

4.   Прекратете работата, когато таймерът иззвъни, и направете кратка почивка от 5 – 10 минути.

5.   Върнете се към стъпка 2 и повтаряйте, докато завършите четири Pomodoro.

6.   След като сте направили четири Pomodoro, направете дълга почивка от 20 до 30 минути вместо кратка. След като дългата почивка приключи, върнете се към стъпка 2.

Целта на техниката е да намали ефекта от вътрешни и външни прекъсвания, които да изместят фокуса и нарушат концентрацията ви. Правилото е, че Pomodoro не може да бъде прекъсвано. Ако се появи друга дейност, тя трябва да бъде записана и отложена.

Поставете граници

Ясно определете работното си време и се придържайте към него. Избягвайте да оставяте работата да прелива в личното ви време. Правото на прекъсване или правото да се „изключиш“ след работа е валидно не само за служителите, но и за собствениците на бизнес и висшите ръководители.

96% процента от хората проверяват мобилния си телефон в рамките на един час след като се събудят сутрин. Цели 61% го правят през първите пет минути. Въпреки че това може да изглежда безобидна рутина, проверката на телефонa веднага щом отворим очи, ни кара да имаме „реактивен“ ден. Ако първото нещо, което правите, когато станете от леглото, е да отворите имейла си, вие всъщност поставяте себе си на второ място. Независимо дали очаквате добри, лоши, или неутрални новини, вие оставяте други хора да определят настроението ви за деня. Същото важи и за проверката  на мейли и отговарянето им след работно време. В днешния глобален свят сутринта се събуждаме с мейлите от Азия, а вечерта заспиваме с кореспонденцията отвъд Океана. Така влизаме в 24-часово активно състояние на работа, което рядко може да е продуктивно.

Нека сега погледнем другата страна на монетата – личния живот. Мениджърските техники за управление  на времето – приоритизиране, решаване на конфликти, оптимизиране на процеси, и тук са полезни.

Опростете живота си

Намалете ненужните ангажименти и в личен план и разредете графика си. Съсредоточете се върху дейности и връзки, които наистина имат значение за вас. Както и в бизнеса, намалете броя на средносрочните цели, които се стремите да постигнете в живота си, до една или две. Направете списък с нещата, които искате да постигнете в живота си, и изберете трите най-важни и най-реалистични. Съсредоточете се там и бъдете упорити.

Изследванията показват, че работата по много задачи едновременно увеличава стреса и намалява производителността. Работете по една задача във времето. Свършете я както трябва и когато е завършена, преминете към следващата. Спомнете си метода Pomodoro по-горе. Ще ви помогне и в личния живот.На първо или второ място

96% процента от хората проверяват мобилния си телефон в рамките на един час, след като се събудят сутрин. Цели 61% го правят през първите пет минути. Въпреки че това може да изглежда безобидна рутина, проверката на телефонa веднага щом отворим очи, ни кара да имаме „реактивен“ ден. Ако първото нещо, което правите, когато станете от леглото, е да отворите имейла си, вие всъщност поставяте себе си на второ място.

Направете си дигитален детокс. Намалете времето, прекарано пред екрани, включително телевизия, смартфони и компютри. Това може да ви помогне да се съсредоточите върху по-смислени дейности, общуване с хора и посвещаване на полезни за вас, за близките или за обществото каузи.

Планирайте свободното време

Планирайте дейностите в свободното си време, така както планирате работата си. Планирайте време за хобита, упражнения и релаксация. Отнасяйте се към тези дейности като към работните срещи, които не подлежат на отлагане или прекъсване. Включете практики за самоусъвършенстване като медитация или йога. Тези практики могат да ви помогнат да забавите темпото и да оцените настоящия момент. Не е нужно да ходите до Тибет или в ашрам в Индия, за да достигнете духовна извисеност.

Всеки ден отделяйте няколко минути за саморефлексия – практика, свързана с поглед навътре в себе си. Останете сами със себе си и мислите си, за да погледнете назад към деня без пристрастия или съжаление. Помислете за поведението си и последствията от него. Помислете какво се е случило, какво е проработило, какво не, какво може да се направи и какво не. Задайте въпроси като „За какво съм благодарен днес? Какво научих? Какво можех да направя по-добре?“. По същия начин помислете за изминалата седмица, месец или година. Опознайте себе си.

Кажете „Не“

Научете се да отказвате ангажименти, които не са в съответствие с вашите приоритети. Добре е да кажете „не“ на дейности, които не добавят стойност към живота ви. Важно е да осъзнаете границите си и да не се ангажирате твърде много отвъд тях. Учтивото отхвърляне на допълнителни задачи или проекти, които не отговарят на вашите приоритети, ще ви помогне да имате по-малко натоварване и да се съсредоточите върху това, което наистина има значение.

Научете се да живеете бавно

Бавният живот не означава да вършите всичко с темпото на охлюв, а по-скоро да вършите нещата с правилната скорост. Това включва приоритизиране на качеството пред количеството, дълбочината на отношенията пред широчината на контактите и присъствието тук и сега пред разпиляването. Бавният живот ни прави устойчиви на натиска да бъдем свръхангажирани с работата си. Вместо това приоритет става грижата за себе си и близките ни.

Елиминиране, опростяване и делегиране са трите прости стъпки, които трябва да практикувате, за да поддържате високо ниво на производителност, като същевременно се наслаждавате на повече свободно време, по-бавен и по-пълноценен ритъм на живот. Опитайте, ще преоткриете живота и себе си.

---

Можете да закупите списанието в павилионите на Inmedio, големите вериги бензиностанции, търговските вериги "Фантастико", "Кауфланд", "Билла" и др.