Живот в паралелната реалност

Текстът е публикуван в бр. 6 (34) на сп. Business Global.


Текст Бисера Иванова

Фотограф Тони Тончев                                                                         Бисера Иванова е ръководител отдел „Сграден фонд и ЗБУТ“ във „Фесто Производство“ ЕООД. Компанията е дъщерна фирма на германския концерн Festo SE & Co. KG, независимо семейно предприятие с над 95-годишна история, световен лидер в автоматизиращата технология, индустриалните обучения и образователни програми. Бисера Иванова е магистър по икономика от УНСС и по трудова и организационна психология от СУ „Св. Климент Охридски”. Била е изпълнителен директор на първата национална компания за фасилити мениджмънт. Лектор в Стопанския факултет на СУ „Св. Климент Охридски“. Има близо 25-годишен опит в управлението на корпоративни недвижими имоти и в сферата на спомагателни бизнес услуги, пропърти мениджмънт, устойчивото развитие и енергийна ефективност, управление на  собствеността и активите.


Във всяка компания, независимо голяма или малка, протичат паралелни процеси, които са взаимносвързани и взаимнозависими. Те трябва да се съчетават и управляват в едно и също време. И пораждат въпроса „Как да реализираме качествен и успешен проект в една динамична и непрекъснато променяща се среда?“.

Умелото съчетаване на всички паралелни процеси има ключово значение за качественото управление и успешното изпълнение на всеки един проект и за постигането на неговата основна цел. А тя е винаги и навсякъде една и съща – повишаване ефективността на съществуващите процеси и  цялостно развитие на компанията.

Всеки проект си поставя амбициозни цели, но среща различни


предизвикателства по пътя 


За да се превърне в иновативен, изпълнен с „умни“ и практични идеи, от изключително значение е правилното управление на паралелните процеси в него.

Това е нелека задача, защото има различни предизвикателства:

Всеки от процесите има своя специфика.
Съществува ефективно работещ производствен процес, който не бива да се нарушава.
Фиксиран е краен срок, който задължително трябва да бъде спазен.
Има процеси, които не могат да се случат в едно и също време.
Има и такива, които задължително трябва да се случат едновременно.
Твърде кратко е времето за реакция и пренастройване в отделните стъпки, изграждащи процесите; време, което трябва да бъде използвано ефективно и ефикасно.
Възникват нови идеи в хода на реализацията, които е необходимо да се съчетаят със съществуващите концепции.
Определени са ресурсите – хора, системи, съоръжения, инфраструктура, организация.
Има допълнителни и спомагателни проекти, които неминуемо съпътстват един голям проект.
Участието на трети страни.
Забързаното и напрегнато работно ежедневие е причина понякога компаниите да пропускат внимателното прецизиране на съществуващия риск. При всеки проект, оценявайки различните възможности и алтернативи, винаги трябва да знаем какъв е рискът при всяка от тях. Както и


кой е оптималният риск


който можем да поемем, за да вземем правилното решение и да доведем управлението на проекта до успешен финал. Ето най-честите рискове в паралелните процеси:

Забавяне в доставки и в извършената работа;
Забавяне от партньори и трети страни;
Вътрешни промени и реорганизации;
Промяна в концепцията;
Необходимост от промяна в технологията на изпълнение;
Влияние и взаимообусловеност между процесите.
Рисковете налагат коректното планиране да стане основна цел в управлението на паралелните процеси, което е предпоставка да реализираме проектите си по възможно най-добрия начин.

Паралелната реалност изисква както прецизиране на задачите, така и оценяване на наличните системи и съоръжения, съществуващия капацитет и инфраструктура, ресурси и организация.

Подход, който ефективно използвам в моята професионална практика при управлението на паралелни процеси, е


съчетаването на четири стъпки


Успешни са проектите, при които, от една страна, умело се управляват време, ресурси, обстоятелства, прилага се гъвкавост и от друга страна, сме винаги „четири стъпки напред“.

Защо точно „четири стъпки напред“?

Първата е, за да сме сигурни, че при възникването на нови и непредвидени ситуации в процеса те ще бъдат овладени.

Втората е, за да знаем, че разполагаме с достатъчно време за вземане на информирани решения.

Третата е, за да имаме възможност за съгласуване на процесите с всички участници в проекта – партньори, доставчици, вътрешни и външни клиенти.

И четвъртата стъпка е, за да сме сигурни, че каквото и да се случи, ще разполагаме с достатъчно време за „пренареждане“, за да постигнем в срок успешно финализиран проект.

В работата си прилагам този подход и винаги се старая още при  „старта“ на проекта вече да съм стигнала до финална фаза и да съм  визуализирала всички стъпки по пътя, които изграждат целия процес. След това, с ясна нагласа, правя детайлно разписване на всяка стъпка и минипроцес, които задължително трябва да се случат.

В света на бизнеса паралелните процеси са строго детерминирани, за да може едновременно, ефективно и успешно да се изпълняват успоредно няколко задачи. Всяка от тях протича в отделен процес, съставен от множество подпроцеси, всеки от които също е с ясно дефинирани и разписани стъпки.

Последователност, застъпване, пресичане, непредвидени обстоятелства, нови различни аспекти, настъпващи усложнения, промяна в спецификата –  ето в такава динамична и променяща се среда протичат всички паралелни процеси. Успешното им управление се постига чрез правилно планиране, коректно прогнозиране, точно приоритизиране на задачите и разбира се, гъвкавост и адаптивност към промяната.

Колко важно е лийн мисленето


(постигане на добавена стойност чрез минимизиране на ресурси, време, енергия и усилия) и използването на лийн инструменти при паралелните процеси? Те гарантират успешно управление. SMED (Single-Minute Exchange of Diе) представлява точно такъв основен лийн инструмент, с който се постига бърза пренастройка, използвайки реорганизационни и технически идеи и действия. При съкращаване на времето за изпълнение на която и да е от стъпките, част от проекта, се постига намаляване на разходите и увеличаване на гъвкавостта.

Ще споделя един пример от моята практика за бърза пренастройка: Ситуацията бе следната – възникна наложителна промяна в заданието, а конкурсът за избор на изпълнител вече бе стартирал. Задължително трябваше да спазим крайния срок. Как можехме при тези обстоятелства да завършим успешно своя проект? Ето как -  разделихме конкурса на две фази, като по този начин избегнахме рестартиране на целия конкурс. Вмъкнахме новата концепция във втората фаза и финализирахме проекта съобразно промяната в заданието, спазвайки задължителния краен срок.

В рамките на развитие на един проект възникват множество паралелни процеси. Едни от тях се пресичат, други се изпреварват, някои текат последователно или пък се появяват нови, абсолютно непредвидени процеси. Детайлното планиране, прецизиране и управление на всички тях се постига именно и чрез използването на лийн методологията в цялостната организация на проекта.

Ефективното управление на паралелните процеси е възможно при прилагане на гъвкавост за преобразуване на стъпките по пътя, адаптивност за пренареждане на задачите, способност за определяне на приоритетите и различни инструменти за опростяване на процесите. Анализът на времето за всяка една операция, критичната оценка и планирането на задачите, прогнозирането на рисковете и зависимостите, ежеседмичната проверка на всички паралелни процеси и гъвкавият подход са изключително важни и имат ключово значение за финалната, успешна реализация на проекта.

Ето как протича управлението на паралелните процеси, изразено  в четири

ежедневни задачи,

които се следят и наблюдават непрекъснато:

Детайлен график на процесите и стъпките, обхващащ тяхната паралелност, застъпване и последователност, като всяка възникваща промяна се отразява своевременно.
Развитие на промяната в „движение“ – вземане на бързи решения, като се определя кои от тях са важни, кои спешни и колко време да се инвестира във всяко едно от тях.
Едновременност и пренареждане на паралелните процеси.
Контрол и мониторинг на ресурси, хора, процеси и рискове.
„Фесто Производство“, компанията, за която работя, се намира в своя нов етап на развитие, свързан с производството на комплексни електронни изделия. Стартирахме проект за реконструкция и разширение на комплекс „Фесто“, за да отговорим на новата реалност. Проектът за реконструкция на производствените площи съчетава традиции и новаторство. Той е осъществим единствено при правилно менажиране на всички паралелни процеси – от старт в точното време, през адаптивност и гъвкавост до пускането в експлоатация на обекта. И това, разбира се, ще се случи най-вече с правилните хора на правилното място, за да стигнем до успешната му реализация.


Можете да намерите Business Global в пунктовете на Inmedio в моловете, в големите търговски вериги, в повечето от веригите бензиностанции, както и в централните пунктове за разпространение на печатни издания. Приятно четене!