Останах без телефон. Дейността спря

Текстът е публикуван в бр. 29 на сп. Business Global.

Автор: Георги K. Първанов

Над половината от моята работа е по телефона – разговори с клиенти, с кандидати за работа, с партньори – плюс доста часове на ден в социалните медии. И изведнъж -пълна тишина. Обиколих квартала, разходих се по „Шишман“ в София… Докато настройваха новия ми телефон и прехвърляха данните, седях и гледах пешеходците по „Паренсов“. Беше неочакван оазис на безвремие и спокойствие. И така докъм 19 ч., когато отново имах телефон, върнах се към обичайното ежедневие и започнах да наваксвам с пропуснатото.

Тогава си зададох въпроса: какво се случва с бизнеса при земетресение, наводнение, срив на тока, интернет и изобщо необичайни ситуации, и реших, че е време да напиша статия за business continuity (непрекъснатост на бизнеса). Тогава, когато бизнесът е вече установен, какви процедури създаваме, за да сме подготвени за извънредни ситуации – природни бедствия, срив на сигурността, спиране на електрозахранването.

Създаването на процедура за business continuity означава да разгледате различнипо-черни сценарии и рискове по отношение на най-ценните ви активи – know how, рецепти, бази данни, CRM, машини и съоръжения, компютри, сървъри, и да вземете мерки за опазването им, както и за план Б.

Например, ако вие сте HR компания, един от най-важните ви активи е базата данни. Това, което можете да направите, е да съхранявате нейно копие, осъвременявано всеки месец, на поне 100 км от вашия офис, в огнеупорен сейф в банка, например в Благоевград. По този начин, ако не дай боже, има голямо земетресение в София, вие бихте могли да възстановите базата си данни и съответно дейността в много кратък срок.

Изключително актуална тема напоследък е всичко, свързано с киберсигурността, GDPR-а и личните данни, новата директива за whistle blowing. Всичко това има отношение към business continuity.

Препоръчвам когато разписвате такива процедури и политики, да ползвате външна помощ, за да имате обективна и професионална гледна точка от хора, които постоянно работят по подобни теми.

Най-фрапиращата business continuity процедура, която съм виждал, беше в една много голяма компания, на която ще спестя името, и описваше какво се случва, ако арестуват собственика. Важно е да се отбележи, че наличието на такива процедури и политики повишават стойността на фирмата и правят чудесно впечатление на партньори, клиенти и собствен персонал.

Сега давам думата на моя съавтор Юлиян Михов, който ще сподели какво трябва да обхваща една такава политика.

Какво включва планът за непрекъснатост и някои особености при семейните компании

Автор: Юлиян Михов


В края на 2022 г. PwC публикува наистина впечатляващи резултати, които бяха събрани по време на глобалното проучване сред 3522 компании 2023 Global Digital Trust Insights. На въпроса „Кой от следните рискове очаквате значително да засегне вашата организация през 2023 г.?“ компаниите от Централна и Източна Европа (ЦИЕ), взели участие в проучването, са поставили на първите три места киберпрестъпници (56 %), обикновени хакери (49%) и загуба на електронната поща (44%). На ниво EMEA същите рискове заемат първите три места, но страхът от киберпрестъпници е водещ за 62% от компаниите, като в световен план този риск също е оценен като най-сериозен – от 65% от участниците.

Още по-интересно е да сравним отговорите на въпроса „С кои от следните проблеми вашата организация вече се е сблъскала в последните 2 години?“. На първо място компаниите в ЦИЕ, ЕМЕА и света поставят увеличаване на риска от кибератаки поради увеличаващата се дигитализация на дейностите (използване на облачни технологии за съхранение на информация, преминаване към електронна продажба на стоки и услуги, използване на дигитални методи на доставка, използване на дигитални валути). Интересно е да се отбележи, че като трети най-често изпитван проблем компаниите в ЦИЕ посочват, че тяхната организация се е превърнала в цел на атаки поради промяната в геополитическата обстановка. Този риск участниците от останалите части на Европа и от други континенти са посочили като доста по-незначителен. 

Това обаче е наистина само върхът на айсберга, когато една компания следва да се погрижи и да се подготви, за да може успешно да продължи своите основни дейности по време и след отминаване на което и да кризисно събитие/явление. 

За да бъде изготвен план за това как една компания може да премине през кризата, е нужно нейното ръководство първо да определи кои са дейностите, които са от изключително значение за съществуването ѝ. След това да определи кои са онези събития, които могат да засегнат и/или навредят на тези дейности. И накрая, да определи как може да противодейства на кризисното събитие (без значение от неговия характер и/или продължителност). Дали става дума за природни катаклизми (бедствия), за обикновен пожар, за пандемия (като тази, която се стовари върху нас през 2020 г.) или кибератака

всичко следва да се предвиди

дори събития или инциденти, които днес считаме, че е немислимо да сполетят нашата държава, град, компания. Това, което отговорните собственици или мениджъри не могат да позволят да се случи, е бизнесът да спре работа (дори и за кратък период от време). Затова и планът за продължаване дейността на бизнеса (business continuity) е насочен към няколко прости принципа: 

– да се помогне на компанията да не спре работа, макар и да продължи да го прави на по-бавни от обичайното обороти; 

– да се подготви компанията да бъде устойчива на различни критични ситуации/събития;

– да не допуска слабости в организацията на работата си и да има винаги сигурен и безпроблемен достъп до информация, която е критична за дейността ѝ. Става дума най-често за техническа документация (диаграми/схеми) на оборудване, списък с контакти (на служители/клиенти/доставчици). 

– да има ясни правила как да се възстанови дейността на компанията, след като приключи кризата, и времева рамка, в която това следва да се случи. Не бива да се подценява нуждата, че трябва да бъде одобрен приоритет кои елементи от бизнеса на компанията следва да се възстановят най-бързо, за да може целият процес на възстановяване да приключи в най-кратки срокове и при възможно най-малки сътресения. 

Задължително е и да се създаде план за извънредни ситуации, който съдържа процедури за различните възможни сценарии, както и ясно дефинирана

верига за вземане на решения

в подобни ситуации. Тези отговорности могат да включват осигуряване подмяна на хардуерната база на компанията, извънредно наемане на офис площи, оценка на претърпените щети, наемането на трети лица – доставчици и подизпълнители (когато това е нужно).

Големи компании като част от подготовката си прибягват и до сертифициране по международните стандарти ISO – серия 223XX. Те адресират няколко от областите на т.нар. „Социална сигурност“, напр. управление на извънредни ситуации, масова евакуация, системи за управление на устойчивостта на бизнеса (Business Continuity Management Systems). 

В семейно притежаваните компании планът обхваща и доста на пръв поглед по-прости житейски ситуации, които обаче са с голямо значение за оцеляване на семейната собственост и ценности. Такива са случаите на неочаквана кончина на основателя или настоящ собственик на компанията, преди представителите на следващото поколение в семейството да са навършили пълнолетие, развод на наследник на бизнес, липса на преки наследници на настоящия собственик, избягване на спорове за разпределение на наследствените права върху компанията между много на брой наследници (особено в случаите, когато става дума за преки наследници от различни бракове на наследодателя), нежелание на представителите на следващото поколение в семейството да се занимават с управление или работа в семейната компания и т.н. 

Така наречената семейна конституция регулира такива кризисни за живота на семейно притежаваните бизнеси хипотези и съдържа правила, спазването на които позволява и гарантира оцеляването ѝ.

Можете да намерите Business Global в пунктовете на Inmedio в моловете, в големите търговски вериги, в повечето от веригите бензиностанции, както и в централните пунктове за разпространение на печатни издания. Приятно четене!